Med Verksamheten som utgångspunkt

Företagets aktiviteter

Allt arbete skall börja någon stans och en lämplig startpunkt för den holistiska modellen är att börja att beskriva företagets nuvarande verksamhet, eller mer precist, att börja beskriva företagets verksamhet i termer av de aktiviteter som pågår i företaget. Dels får man en bra grundstomme för att komplettera med annat som också är viktigt, dels kommer man direkt in på att dokumentera nuläget.

Aktiviteter vs Processer

Valet av att fokusera på aktiviteter i stället för processer är medvetet; företagets processer tenderar att bli de formellt beslutade moment som företaget anser att dom anställda skall göra, ofta med ett uppifrån-perspektiv. Att i stället börja med företagets aktiviteter fångar även sådant som personalen gör vid sidan om processerna för att “det skall fungera i verkligheten” men som inte är formaliserat. Det är viktigt att modellen är ärlig runt verkligheten och inte medvetet försöker dölja något och, beroende på perspektiv, är det viktigare att förstå vad som sker på företaget än hur företaget valt att gruppera arbetet i formella processer. Det är trots allt i själva arbetet man skapar ett mervärde, erbjuder tjänster eller använder it-systemen. Processen blir här reducerat till vad det faktiskt är - en lista av formellt beslutade aktiviteter som sätts samman till en beskriven enhet.

Erfarenhetsmässigt finns det viktiga odokumenterade aktiviteter som görs men som inte är formaliserade och därför inte får verksamhetsstöd som behövs. Det är vanligt att man informellt bänder lite på funktionaliteten i befintliga system för att får lite stöd för sin vitala aktivitet och att ett fokuus på de formella processerna innebär att dessa delar motarbetas vid en förändring. Resultatet kan bli kostsamt för företaget - tänk er att sådana aktiviteter är det som gör att tullhanteringen fungerar och vilka konsekvenser det innebär om den aktiviteten spärras efter en uppgradering.

Att fokusera på aktiviteter innebär också att man fångar sådan som sker lokalt mellan olika arbetsställen, det som skiljer arbetet åt mellan enheter som annars formellt borde fungera på samma sätt. Detta kan vara värdefull kunskap om man tänker låta en enhet växa och ta över arbetete för en annan - de informella aktiviteterna syns inte och finns inte med vid övergången. Den nya enheten kommer därmed inte att kunna lösa sin uppgifterna lika bra och hela centraliseringen får en dålig start på sin verksamhet.

Ett korrekt förhållningssätt till de informella aktiviteter man hittar är att företaget i sitt förbättringsarbete tacksamt tar emot och formaliserar dem in i företagets processer samt säkerställer att det på sikt finns adekvat verksamhetsstöd. Är det så att något görs som inte borde behövas kan det korrekta sättet också vara att gräva fram rotorsaken till att aktiviteterna behöver finnas och se om det går att jobba med förändringar på rätt ställe. Oavsett är det förmodligen bra att den personal som “räddar dagen” genom att gå utanför ramarna också får uppmärksamheten kring det.

Nu är varken Archade eller företagsarkitektur stringenta utan skall anpassas efter den verklighet man jobbar med. Finns det processer kan man mycket väl rita dem som processer och låta dem aggregera de aktiviteter som skall göras inom ramen för processen.

Startpunkten

Skissen

Ett bra sätt att börja någonstans är att sitta ner med någon eller några få av personerna med insikt i helheten på företaget eller den del av företaget som skall dokumenteras och intervjua dessa om företaget, hur det fungerar, vem som gör vad och vad som händer sedan. Begränsa mötet till några timmar, det är ofta en stor ansträngning för alla på mötet. Eftersom mötet utgår från att man inte har något tidigare konkret resultat är det bra om arkitekten undviker att fastna i semantiska eller rittekniska detaljer utan i stället för enkla anteckningar och efter mötet hastar iväg för att omgående omsätta anteckningarna i en första modell.

Var inte rädd för att betrakta denna första modell som en skiss och att behålla den separat som någon form av mötesanteckning. Man behöver ofta rita om den men den innehåller samtidigt ofta värdefulla delar som man vill gå tillbaka till. Dessutom har man en tendens att minnas detaljer om man ser det man gjorde under eller direkt efter mötet.

Om arkitekten väljer att rita direkt i verktyget är det bra om man tar semantiken med en nypa salt, att dribbla om den filosofiska skillnaden mellan olika likartade element under mötet gör att den som skall berätta tappar tempot. Rita i så fall spontant och betrakta resultatet det som mötesanteckningar som sällan kommer att skrivas rent i sin detaljerade helhet.

I exemplet används flera olika element och relationer;

• Kund och Sotare är affärsaktörer (business actors)
• Telefon, webbsida, mejl och webbportal är affärsgränssnitt (business interface)
• Övriga rutor med ett liten uppåtriktad process-fisk i högra hörnet är aktiviteter

Aktiviteter och Detaljnivåer

Ritningsarbetet inleds sedan med att börja att rita aktiviteterna, hur dessa följer efter varandra och hur flera aktiviteter kan grupperas för att skapa en mer övergripande beskrivning. Beroende på den som berättar kommer man att få mer eller mindre detaljerade aktiviteter och ganska tidigt börjar man skapa någon form av normalisering av hur detaljerat man skall jobba. Den gyllene regeln är att rita så övergripande man kan men så detaljerat man behöver. Det är inte ovanligt att även en van arkitekt behöver upprepa arbetet några gånger; man ritar med en nivå, funderar igenom resultatet, ritar om med en annan nivå, grupperar om, ritar igen. Det kan tyckas vara onödigt arbete men skall inte underskattas. Det är så här inledningsvis inte så stort arbete med att rita om, skall man göra det senare blir det snabbt omständligare och tar längre tid.

Att normalisera vilken nivå man skall rita är bra för att kunna skapa en homogen modell men ofta behöver man skapa flera olika normaliserade nivåer för olika syften. Det löser man genom att låta en mer övergripande aktivitet aggregera de mer detaljerade. Det är vanligt att ritar man fler diagram i verktyget än man kommer att presentera.

Så här kan det se ut om man vill presentera en lite högre nivå:

Och behöver man gå in på detaljer kan det se ut så här:

I Archimate visas olika relationer med olika sorters pilar och den mest allmänna relationen med ett streck. Pilen som används mellan aktiviteterna indikerar att en aktivitet startar en annan, dvs att dom sker i en inbördes ordning.